Hvilke personopplysninger behandler Oasen VGS?

​

Oasen VGS behandler personopplysninger om ansatte, elever og deres foresatte. 

Ansatte: Navn, adresse, telefonnummer, personnummer, nærmeste pårørende, referat fra medarbeidersamtaler, dokumentasjon på permisjon, utdanning og arbeidserfaring, bankkontonummer, lønnsnivå og evt. fagforeningsmedlemskap. 
Elever: Navn, adresse, navn på foresatte og evt. hvem som har den daglige omsorgen, telefonnummer, personnummer, mailadresse, karakterer fra tidligere skoleår på vgs., grunnlag for termin-/standpunktkarakterer inneværende skoleår, fravær og evt. dokumentasjon på fravær og avgiverskole (ungdomsskolen). Oasen VGS oppbevarer papirer fra eksterne instanser på enkelte elever. Oasen VGS oppbevarer også referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og evt. møter angående eleven. 
Foresatte: Navn, adresse, personnummer, telefonnummer, mail 

Hvilke formål bruker vi disse personopplysningene til?

Oasen VGS bruker disse opplysningene for å ivareta ansatte, elever og foresattes interesser. Personnummer brukes for å få de digitale systemene som ivaretar skole-hjemsamarbeidet til å fungere, fraværsprogram, minside, mv. 

Hva er det rettslige grunnlaget for virksomhetens behandling av personopplysninger?

Rettslig grunnlag er Friskoleloven, Opplæringsloven, Forvaltningsloven, Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsloven med forskrifter. 

Hvem utleverer Oasen VGS personopplysninger til?

Klasselister kun med navn kan utleveres til elever ved forespørsel. 
Offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke. 
Hvis andre spør etter personopplysninger skal det alltid avklares med rektor i forkant av en evt. utlevering av personopplysninger. 

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Referat fra elevsamtaler og fagsamtaler, samt grunnlag for termin- og standpunktkarakterer makuleres når klagefristen er gått ut. Øvrige personopplysninger om elever og foresatte blir i utgangspunktet oppbevart i 10 år. Fravær og karakterer lagres i datasystemet ISKOLE og delvis i Itslearning. Systemet er passordbeskyttet, og tilgang gis etter behov/stilling. 

Hvilke rettigheter har den registrerte?
Den registrerte har rett til å få vite hvilke personopplysninger Oasen VGS har om vedkommende. Den har også rett til å få korrigert og evt. slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare.​